Você sabia que um bom briefing pode diminuir a quantidade de refações em um trabalho? Ou, ainda, que ele pode fornecer insights valiosos para o desenvolvimento do projeto?
Pois é, este documento é capaz de reunir as principais informações sobre o cliente, sobre o que ele espera da sua execução e quais são os resultados desejados.
Com essas informações “em mãos”, você terá o que é necessário para formular as melhores estratégias para o projeto.
O briefing é um instrumento muito útil para diversas áreas, mas é usado com bastante frequência por profissionais de Marketing, Design, Publicidade, Tecnologia e outros.
Quer saber os tópicos sobre os quais vamos falar neste conteúdo? Então, dá uma olhada:
Veja, a seguir, o que é briefing, como ele pode ser montado para que você obtenha as informações certas do seu cliente e, então, possa entregar os melhores resultados.
- O que é briefing
- O que é necessário para montar um briefing – 4 itens básicos
- Dicas para fazer o briefing ideal
O que é briefing
Briefing é a reunião de dados e informações que são necessários para o desenvolvimento de um projeto. Ele pode ser feito em uma reunião, por exemplo, e documentado em um arquivo.
O recomendado é que o briefing seja escrito e fique registrado tanto para quem o solicitou, quanto para aquele que o forneceu, independentemente da forma como ele foi coletado.
No geral, o profissional solicita ao cliente (dono do projeto) informações relevantes – como objetivo, público-alvo e orçamento do trabalho a ser realizado.
Dessa forma, ambas as partes envolvidas ficam cientes sobre os termos iniciais do projeto e, então, ele pode ser desenvolvido.
Qual a diferença entre briefing e debriefing
É comum que algumas empresas contratadas façam o briefing e o debriefing. Mas, afinal, qual é a diferença entre os dois conceitos?
Resumidamente, podemos dizer que o briefing é o olhar do cliente sobre o trabalho que ele deseja que seja entregue.
Por outro lado, o debriefing é a análise do contratado sobre as informações que o contratante forneceu sobre o projeto.
Assim, o profissional “brifa” o cliente; com base nessas respostas recebidas, o contratado faz o debriefing com o contratante, passando as suas observações sobre o trabalho a ser realizado.
O que é necessário para montar um briefing – 4 itens básicos
O briefing precisa ser elaborado de acordo com o negócio e com o projeto. Entretanto, existem algumas informações básicas que precisam ser coletadas com o contratante, seja qual for o seu segmento e a sua demanda.
Separamos, então, 4 itens que devem constar no seu briefing; confira esta seleção:
Qual é o negócio da empresa contratante
O primeiro passo é descobrir informações sobre quem está contratando os serviços profissionais. Para isso, algumas questões são bastante relevantes, como:
- O que faz o negócio?
- O que ele comercializa?
- Qual é o seu público-alvo?
- Qual é o histórico desta organização em relação ao projeto?
- Quem são os concorrentes?
- Como esse mercado funciona?
- Missão, visão e valores são definidos? Se sim, quais são eles?
- Entre outras.
Nesse momento, é importante entender o que a organização faz, como ela faz e por que motivo o faz. Essas informações são valiosas para que a entrega seja o mais ajustada possível à realidade do negócio.
Uma loja virtual de moda infantil tem demandas e posicionamento bastante diferentes de uma importadora de peças automotivas, certo?
Por isso, é fundamental coletar informações sobre quem é o contratante a fim de atender à sua demanda com qualidade.
Objetivo do projeto
Agora, é o momento de compreender o que a organização espera do trabalho que será realizado.
Vale destacar que o contratante pode não compreender todos os termos e conceitos técnicos da sua área, está bem? Por isso, é interessante fazer perguntas mais abrangentes sobre o tema e, aos poucos, “afunilar” as questões.
Por exemplo: em vez de um profissional de designer gráfico perguntar ao cliente quais são as medidas da arte a ser criada, ele pode solicitar informações sobre o uso desta imagem.
Então, com base na resposta recebida, o contratado pode sugerir os melhores formatos, segundo o seu conhecimento e experiência, entende?
Mas, é claro que existem situações em que o projeto já está mais estruturado e o contratante pode ter dados precisos.
Assim, uma rápida conversa prévia ajuda bastante na formatação das perguntas sobre o projeto.
Outra dica é pensar em entregas anteriores semelhantes que você fez e buscar questões importantes para o desenvolvimento do trabalho. Então, reúna o máximo de informações relevantes e coloque “no papel” para o seu cliente.
Além disso, faça com que o resultado esperado seja claramente especificado no briefing. Afinal, este é um documento que registra as informações prestadas pelo contratante.
Na entrega, vocês podem comparar as expectativas do projeto com o resultado alcançado e confrontar quaisquer dúvidas que surgirem.
Metas, prazos e orçamentos
Chegou o momento de falar em números: quais são as métricas e metas a serem alcançadas? Qual é o cronograma do projeto? Quanta verba está liberada para as atividades?
Essas são informações preciosas para ambos os lados interessados. Nessa etapa do briefing, o contratante comunica com objetividade as suas expectativas e os recursos disponíveis para a entrega.
O contratado, por outro lado, entenderá se ele pode fazer o esperado usando o que o cliente tem a oferecer.
Inclusive, é crucial que estes números sejam debatidos no debriefing caso eles não possam ser realizados e/ou cumpridos.
Portanto, no briefing, peça que o contratante fale de metas a serem alcançadas, datas possíveis e valores disponibilizados para a realização do projeto.
Detalhes específicos do projeto
Logo no começo deste conteúdo, falamos que o briefing pode ser usado em diferentes áreas, está lembrado? Portanto, para cada segmento, ele terá algumas questões mais detalhadas.
Um briefing para o desenvolvimento de site tem algumas pontuações específicas sobre o tema – como, por exemplo, conteúdo a ser publicado e o layout desejado.
Já um projeto de gravação de um vídeo, por outro lado, demanda outras informações – como tempo do material, local de gravação, entre outros.
Então, selecione elementos característicos do seu trabalho e faça perguntas que possam ajudar a construí-los durante o desenvolvimento.
Dicas para fazer o briefing ideal
Depois de todas as informações que trouxemos sobre o briefing (e debriefing), é hora de conferir as dicas que selecionamos para você; veja:
- Faça um documento a ser preenchido pelo contratante e o envie em modo editável para que ele preencha as informações;
- Prepare um arquivo com todas as informações de que você precisa, mas seja objetivo e não prolongue o questionamento;
- Esteja disponível para ajudar o cliente em qualquer dúvida que ele tiver sobre o preenchimento do documento;
- Leia e estude o briefing cuidadosamente – não faça com que ele seja somente “mais um” arquivo entre os demais;
- Guarde o documento preenchido em local seguro e o mantenha a salvo mesmo após a finalização do projeto, a fim de se resguardar de qualquer contestação por parte do contratante.
Gostou das informações? Esperamos que elas sejam bastante úteis!
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