Você já ouviu falar sobre Procedimento Operacional Padrão (POP)? A ferramenta de Lean Manufacturing é um importante passo para empresas e profissionais que desejam padronizar as suas práticas.
Com ele, é possível manter a qualidade dos produtos e serviços oferecidos e facilitar a gestão do trabalho. A seguir, a gente conversa em detalhes sobre o assunto; confira:
- O que é um Procedimento Operacional Padrão – POP?
- Onde o POP pode ser aplicado e quem deve colocá-lo em prática?
- Por que você deve ter um Procedimento Operacional Padrão no seu trabalho?
- Quais os benefícios do POP?
- Como fazer um Procedimento Operacional Padrão?
- O que você precisa lembrar sobre POP
Ao final desta leitura, esperamos que você tenha os conhecimentos necessários sobre POP e como utilizá-lo em sua rotina para melhorar os resultados do trabalho. Boa leitura!
O que é um Procedimento Operacional Padrão – POP?
Procedimento Operacional Padrão é um documento em que ficam registradas as etapas de fabricação de um produto. Trata-se de uma ferramenta da filosofia Lean Manufacturing que promove a padronização e a qualidade nas organizações.
O POP detalha minuciosamente cada um dos passos que devem ser executados para a produção da mercadoria. Dessa forma, qualquer colaborador que tenha os conhecimentos técnicos pode executar o trabalho após a leitura do documento.
No Procedimento Operacional Padrão, constam informações como:
- Quem faz: quais são os responsáveis e os seus papéis na execução do trabalho;
- O que é feito: tarefas, etapas, frequência, padrão a ser adotado e critérios estabelecidos;
- Resultado esperado: métricas que definem a conclusão do trabalho – como o produto a ser obtido ao fim da operação.
- Entre outras.
Assim, o POP determina todos os recursos fundamentais para que um resultado seja alcançado, orientando sobre as etapas que precisam ser cumpridas e os padrões de qualidade que devem ser respeitados.
Onde o POP pode ser aplicado e quem deve colocá-lo em prática?
O Lean Manufacturing, como o nome sugere, é uma metodologia relacionada à manufatura enxuta. Entre os seus conceitos de gestão, originários do Sistema Toyota de Produção, está a redução de desperdícios.
Assim, o Procedimento Operacional Padrão é um instrumento de Lean Manufacturing com aplicabilidade em fábricas, cujo foco está na produção ágil, flexível, inovadora e eficiente.
Ele pode ser criado e usado para:
- Etapas de fabricação de produtos;
- Tarefas rotineiras da organização;
- Atividades de manutenção, calibração e utilização de equipamentos;
- Análises diversas;
- Procedimentos de segurança;
- Entre outros.
Mas, ainda que tenha sido desenvolvido para o sistema fabril, o POP também é útil e gera resultados satisfatórios na prestação de serviços.
Nesse sentido, o documento pode ser adaptado e utilizado por agências, prestadores autônomos de serviços, empresas de consultoria, entre outros.
Por que você deve ter um Procedimento Operacional Padrão no seu trabalho?
A padronização de processos – objetivamente expressa em um documento e que é acessível aos colaboradores da empresa – colabora para a manutenção de um padrão de qualidade de produtos e serviços.
Imagine que uma agência de marketing digital não tenha qualquer procedimento estabelecido em relação às suas execuções.
Caso ela queira aumentar a sua participação de mercado, poderá ter sérios problemas de entrega e de manutenção da qualidade por não padronizar processos.
Sem um documento que detalha os passos a serem seguidos, a execução dos novos trabalhos poderá ser prejudicada. Assim, muitas horas serão desperdiçadas na realização de atividades básicas pela falta do POP.
Se houver um documento que padronize as entregas etapa por etapa, a agência terá um cronograma muito mais preciso – uma vez que os colaboradores terão consciência sobre o que fazer em cada um dos momentos da execução.
Assim, estabelecer um Procedimento Operacional Padrão pode colaborar para o sucesso dos negócios já que o documento é capaz de reduzir desperdício de horas trabalhadas, melhorar a orientação de trabalhadores sobre as suas atribuições e manter o trabalho nivelado.
Então, o POP tem importância ímpar para organizações que querem estabelecer padrões de entrega, que desejam garantir aos seus clientes produtos e serviços em uma mesma linha de qualidade e, por fim, que querem alcançar o sucesso.
Quais os benefícios do POP?
Dentre as vantagens de criar e utilizar um documento de padronização, estão:
- Redução do desperdício de matéria-prima, tempo e demais recursos da organização;
- Estabelecimento de nível de qualidade e de sua manutenção durante as execuções;
- Diminuição de erros durante a operacionalização do trabalho;
- Aumento da confiança da qualidade da entrega, uma vez que há padronização;
- Clareza, por todos os envolvidos, sobre cada uma das etapas;
- Melhor acompanhamento por parte da gestão sobre o que está sendo feito;
- Aumento da autogestão do trabalhador, uma vez que ele conhece as etapas;
- Garantia de qualidade da entrega;
- Auxilia o treinamento dos colaboradores;
- Facilita a substituição de mão de obra quando for necessário;
- Entre outros.
Em resumo, o estabelecimento de um Procedimento Operacional Padrão oferece diferentes benefícios à gestão, ao colaborador e para a clientela de uma empresa.
Como fazer um Procedimento Operacional Padrão?
O POP pode assumir diferentes formatos segundo as demandas da organização. Assim, listas, fluxogramas, etapas enumeradas e outros modelos podem ser adotados.
Um ponto central sobre o documento é que ele precisa ser claro e favorecer o seu entendimento, permitindo que qualquer profissional compreenda as suas orientações.
Confira, então, o passo a passo para fazer o POP:
- Defina o modelo a ser adotado para o documento – como fluxogramas e checklists;
- Reúna a equipe que será responsável pelo desenvolvimento do POP – idealmente, ela é composta por aqueles que executam o trabalho, com a supervisão de gestores;
- Analisem cuidadosamente todas as etapas demandadas para a execução do trabalho;
- Separem a entrega em partes que sejam facilmente compreendidas;
- Utilizem linguagem simples e direta, que colabore para o fácil entendimento dos processos e dos padrões;
- Revise o material;
- Apresente as diretrizes para os executores das atividades descritas no POP;
- Atualize o documento sempre que necessário.
Então, após uma análise sobre todos os processos que compõem a produção de um produto ou serviço, é possível criar um documento que seja acessível aos colaboradores da empresa.
O que você precisa lembrar sobre POP
Vamos fazer uma breve recapitulação sobre o que conferimos até aqui? Veja:
O Procedimento Operacional Padrão é um documento (uma lista ou fluxograma, por exemplo), que discrimina como um produto ou serviço deve ser realizado.
Ao listar a operação etapa por etapa, a empresa estabelece um padrão de qualidade que deverá ser assegurado através da correta execução das tarefas relacionadas à entrega.
Mesmo que tenha sido desenvolvido inicialmente para indústrias, a ferramenta pode ser aplicada, com resultados significativos, em organizações prestadoras de serviço.
Com o documento, é possível detalhar todos os processos, padrões de qualidade e recursos que são necessários à entrega de produtos e serviços.
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