A metodologia PDCA é uma excelente opção para quem quer gerar melhorias contínuas em seus projetos.
As etapas de planejamento, ação, conferência e ajustes permitem que gestores tenham clareza sobre a situação dos trabalhos, além de tempo ágil para fazer reparos necessários.
Além disso, o método é uma maneira organizada para que os objetivos sejam traçados e alcançados com mais facilidade.
Logo abaixo, você verá detalhes sobre o PDCA e como a sua aplicação pode ser vantajosa em projetos. Fique com a gente e boa leitura!
O que é ciclo PDCA
PDCA é a sigla para plan, do, check e act (ou adjust). Em tradução livre para o português, os termos significam planejar, fazer, conferir e agir (ou ajustar).
Também conhecido como ciclo de Deming ou de Shewart, o PDCA é uma metodologia que trabalha ações cíclicas para o alcance de resultados e a melhoria contínua dos processos.
Ele faz parte da gestão de qualidade e ganhou fama na década de 1950 pelos trabalhos do estatístico William Edwards Deming e do engenheiro Walter Shewart.
Com as informações geradas pelo método, é possível medir a evolução de um projeto e fazer as correções necessárias para que as metas sejam atingidas.
Então, o PDCA é um ciclo que envolve planejamento, execução, verificação e ajuste dos processos e produtos/serviços de uma organização.
Confira, a seguir, detalhes sobre as etapas da metodologia:
Plan – Planejar
O planejamento é o primeiro passo para a melhoria contínua. No plano, serão definidas questões centrais que devem ser observadas durante a ação e conferência, além de servirem de base para as possíveis alterações futuras.
O planejamento pode ser entendido como um roteiro de viagem: precisamos definir o destino, as melhores rotas, os gastos, o cronograma e outras tarefas.
Da mesma maneira, no PDCA será necessário determinar:
- Objetivo e metas a serem alcançados;
- Estratégias e táticas que serão usadas para que os resultados esperados sejam atingidos – isto é, a maneira como as atividades devem ser exercidas;
- Recursos financeiros e humanos para a missão;
- Prazos e calendário de atividades.
Percebe como o plano de viagem e o plano de PDCA são bem parecidos?
Método 5W2H
Em relação ao planejamento, de um modo geral, uma dica que é bastante útil trata sobre a utilização do método 5W2H, que consiste em:
- What – O QUE deve ser alcançado;
- Why – POR QUE motivo o objetivo precisa ser cumprido;
- When – QUANDO ele deve ser atingido e qual é a escala de trabalho durante a sua execução;
- Who – QUEM são as pessoas envolvidas nas etapas;
- Where – ONDE as atividades deverão ser executadas.
- How – COMO o objetivo será alcançado; ou seja, que estratégias e táticas serão utilizadas;
- How much – QUANTO a execução do plano deve custar à organização.
Método SMART
Especificamente quanto à definição dos objetivos, outra metodologia pode ser usada. O método SMART é uma maneira de gerar um alvo que tenha fortes chances de ser atingido; confira:
- eSpecífico: o objetivo deve ser realmente claro e descrito com a maior quantidade de detalhes possível;
- Mensurável: métricas devem ser definidas para que elas possam ser monitoradas durante e após a execução do plano;
- Alcançável: o objetivo precisa ser realista e atingível;
- Relevante: o alvo deve ter significado para os envolvidos, além de ser desafiador;
- Temporal: datas específicas precisam ser determinadas para o objetivo.
Do – Fazer
Depois de fazer o planejamento, é hora de colocar o plano em prática. Assim, na segunda fase do PDCA, todas as pessoas e demais recursos já estão reunidos e prontos para a ação.
As atividades descritas no plano começam a ser executadas de acordo com as diretrizes determinadas.
Essa é uma etapa muito importante do ciclo porque exige atenção aos detalhes, organização e disciplina ao que foi elaborado no Plan – afinal, não basta planejar, é preciso tirar o plano do papel.
Um dos maiores desafios durante o Do é motivar toda a equipe para que ela siga adequadamente o planejamento criado. Desmotivados, os profissionais podem não cumprir as metas estabelecidas.
Josh Rovner, líder e autor de “Desvende o sistema: como diagnosticar e curar as dez falhas críticas em sua empresa” fala sobre o tema:
“Se uma equipe está distraída pela desmotivação, ela vai ser muito menos produtiva — e o desempenho vai ser prejudicado — porque o tempo e a energia mental que deveriam ser gastos na solução de problemas, inovação, melhoria das coisas e com produtividade vão, em vez disso, ser gastos em lidar com questões internas ou ‘se afogando’ na própria desmotivação”.
Dessa forma, a gestão precisa encontrar meios para manter a motivação de todos os envolvidos no processo a fim de alcançar o objetivo determinado.
Check – Conferir
Lembra que falamos, lá no planejamento, que a definição de métricas é muito importante? Pois é no Check que elas voltarão com força total durante o PDCA.
Depois que o plano foi executado, é preciso verificar os seus resultados. Então, determinar o sucesso ou o fracasso de uma empreitada só será possível com a confrontação dos dados obtidos ao final da execução com as métricas definidas no Plan.
Pense, por exemplo, em duas empresas distintas que estão aplicando o método PDCA por 6 meses.
A organização A tinha como objetivo aumentar a sua lucratividade de 20% para 25% no período. Já o empreendimento B apenas definiu que gostaria de ter um “crescimento nas vendas”.
Depois do prazo determinado, a empresa A apurou que a sua taxa de lucro subiu para 24,5%. Neste caso, ela consegue identificar que o objetivo não foi alcançado, ainda que tenha havido crescimento em sua lucratividade.
O negócio B, sem métricas claras, “percebeu um acréscimo no número de transações”. No entanto, ele não consegue determinar, com clareza, qual foi o verdadeiro aumento das vendas – se é que houve aumento – e o quanto isso representou em relação ao objetivo.
Portanto, é fundamental que as métricas sejam claramente definidas no processo de Plan e que sejam monitoradas ao longo do Do e, especialmente, do Check.
Act ou Adjust – Agir ou Ajustar
Agora, chega o momento de identificar os pontos que funcionaram e aqueles que fugiram do esperado.
No caso do exemplo acima, a empresa A chegou perto do seu objetivo de crescimento de lucratividade. No Act, os gestores e sua equipe precisam estudar quais fatores foram determinantes para que o número desejado não tenha sido alcançado.
Além de perceber falhas no planejamento e na execução, é preciso observar o que efetivamente funcionou e que pode ser replicado em planos futuros.
Então, com erros e acertos, a gestão tem as informações necessárias para dar início a um novo Plan e, assim, reiniciar o ciclo PDCA.
Em resumo, a gente pode falar sobre o método utilizando as palavras do estatístico William Edwards Deming:
“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se gerencia”.
Portanto, o método PDCA exige conhecimento sobre o assunto, definição de objetivo, planejamento, mensuração, gestão e um processo contínuo de melhoria.
Bem interessante, não é mesmo? Se você gostou deste conteúdo e quer ter acesso a outros materiais como este, continue com a gente pelo blog da Criação .cc.
